Esistono riunioni di gruppo efficaci e altre meno efficaci. Durante queste ultime ci si dilunga nel parlare; sembra non finiscano mai e di non giungere ad una conclusione. Le prime, invece, stimolano e lasciano ai partecipanti la sensazione di aver veramente imparato qualcosa.

Le Riunioni efficaci si riducono essenzialmente a tre caratteristiche:

  1. Raggiungono l'obiettivo;
  2. Richiedono una quantità minima di tempo;
  3. Lasciano ai partecipanti la sensazione di aver preso parte ad un processo sensato e importante.

Se strutturate la pianificazione, la preparazione, l'esecuzione e il follow-up attorno a questi tre criteri di base, sarete in grado di organizzare una riunione efficace.

Ecco per voi i 12 suggerimenti su come rendere le riunioni di team efficaci:

  1. Identificate lo scopo della riunione. Prima di organizzarla riflettete se un incontro è il modo migliore per raggiungere i vostri obiettivi.
  2. Stabilite chi dovrebbe partecipare alla riunione. Sono state invitate tutte le persone necessarie? Tutte le persone che pensate di invitare sono davvero necessarie?
  3. Sviluppate un programma ordinato logicamente e distribuite il tempo della riunione secondo il livello di urgenza e di importanza degli argomenti che volete discutere. Indicate chiaramente gli elementi di discussione.
  4. Inviate un avviso della riunione e un promemoria che contiene lo scopo, il luogo, il tempo e le informazioni necessarie per parteciparvi.
  5. Siate puntuali così da poter gestire la riunione in modo efficace e disciplinato. Le persone che arrivano in ritardo devono recuperare da sole le informazioni che si sono perse. Annullate la riunione nel caso di assenza di alcuni membri essenziali.
  6. Assicuratevi che qualcuno sia incaricato di verbalizzare la riunione. Standardizzate il formato della verbalizzazione.
  7. Stabilizzate gli obiettivi della riunione. Rivedete i punti dell’agenda e le azioni previste.
  8. Seguite l’ordine dell’agenda. Impedite che l'incontro vada fuori strada.
  9. Chiarite gli argomenti. Utilizzate un processo disciplinato per raccogliere le informazioni e prendete una decisione. Fate il vostro meglio per raggiungere il consenso che riguarda le decisioni chiave. Riassumete i punti importanti.
  10. Gestite il tempo. Se necessario, incaricate qualcuno di tenere il tempo.
  11. Chiarite quali sono le responsabilità delle singole persone.
  12. Distribuite il verbale della riunione entro le 24 ore successive.
 

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