Il processo di procurement tipico
Se prevedete di poter ricevere le RFP e, secondo le vostre previsioni, ritenete che esse abbiano un ruolo significativo per il vostro business, l’organizzazione del processo di procurement è essenziale.
Le RFP si caratterizzano spesso per avere deadline brevi che richiedono un alto livello organizzativo. Se non siete pronti a gestire il processo di procurement formalizzato è molto probabile che metterete la vostra azienda in condizioni di stress ed effettuerete un lavoro sbrigativo e inefficace.

Fortunatamente la maggior parte delle domande di una RFP è ripetitiva. Per questo motivo conviene creare una lista di risposte precise. Vale la pena costruire altresì una biblioteca dei documenti richiesti più frequentemente. In particolare, può essere utile preparare una dichiarazione di posizionamento con informazioni accurate e validate.

Per rendere l’organizzazione del processo di procurement formale più efficiente abbiamo riportato qui di seguito alcune tra le domande che un’azienda-cliente potrebbe proporvi in una RFP.

• In cosa si differenzia la vostra azienda dalla concorrenza?
• Come pensate di conoscere le nostre attività e i nostri bisogni?
• Qual è il maggior punto di forza dei vostri servizi? Quali sono i vantaggi che hanno tratto le aziende che hanno usato i vostri servizi?
• Entro quanto tempo sareste in grado di implementare i vostri servizi?
• Come gestireste la presentazione della vostra offerta ai nostri venditori?
• Come potreste garantire un approccio integrato e consistente tra più sedi?
• Come descrivereste le vostre metodologie?
• Che cosa dicono di voi i vostri clienti?
• Come garantite la qualità del servizio svolto?
• Come correggete i livelli di servizio in caso di malfunzionamento?
• Forniteci un esempio di rapporto problematico con un cliente che siete riusciti a risolvere.
• Qual è la vostra strategia aziendale?
• Quali sono secondo voi le maggiori sfide e le maggiori opportunità per un’azienda come la nostra?
• Qual è il vostro approccio alla gestione delle relazioni?
• Qual è il vostro approccio alla gestione dei progetti?
• In che modo il nostro rapporto con voi potrebbe impattare sui nostri clienti?
• Quali sono gli altri servizi che si trovano “fuori” dallo scope of work di questo processo ma che possono tornarci utili?
• Come gestite i potenziali conflitti d’interesse, ad esempio lavorando con i nostri competitor?
• Come monitorate e misurate l’efficacia di un rapporto?
• In quale modo potrete aiutarci a raggiungere e mantenere la performance a livello globale?
• Quali lezioni avete imparato dalle sfide passate?
• Come ci garantireste che tutto il vostro account team è/sarà sempre ben informato?
• Che cosa vi aspettate da noi per rendere il nostro rapporto efficiente?
• Qual è secondo voi la chiave del successo in questo tipo di rapporto?
• Come descrivereste il vostro approccio alla gestione del rischio?
• Quali sono secondo voi le tendenze e quali le sfide del mercato in cui operiamo?
• Come potete garantire che l’intera gamma della vostra esperienza è messa a nostra disposizione?
• Quanto importanza ci verrà destinata in qualità di vostro cliente?
• Descrivete la vostra strategia di prezzi. Come potremmo integrare la vostra offerta con quelle ricevute da altri fornitori?
• Come reclutate le persone? Come investite per sviluppare le loro abilità professionali?
• Quanto investite nello sviluppo del vostro personale?
• Cosa fate per rimanere aggiornati su trend e cambiamenti del mercato, regolazioni ecc.?
• Qual è la vostra opinione sulle modifiche recenti o proposte a livello regolamentare?
• Come fate a mantenere freschezza ed energia nel rapporto col passare del tempo?
• Qual è secondo voi la maggior sfida legata alla nostra collaborazione?
• Qual è la vostra esperienza nel gestire un rapporto a livello globale e locale?
• In quale modo la nostra collaborazione ci aiuterebbe a diventare più internazionali?
• In quale modo condividete l’intelligenza commerciale con i vostri clienti?
• In quale modo il vostro processo di gestione contribuisce allo sviluppo del rapporto con un cliente?
• Quando, come e perché fate salire di priorità le questioni che riguardano la gestione delle relazioni?
• Quali sono secondo voi i fattori critici di successo nella gestione delle relazioni?
• Descrivete i vostri strumenti e le vostre metodologie della gestione di relazioni?
• Qual è la vostra attitudine nel lavorare con i competitor in questo rapporto?
• Qual è il valore aggiunto che garantite alla relazione?
• Qual è il vostro approccio a SLAs/Balanced relationship Scorecards?
• Qual è secondo voi il maggior rischio legato a questo rapporto?
• Come gestireste la situazione in cui siete consapevoli che il vostro staff non è performante ed è una fonte di problemi?
• Quale sarebbe il vostro consiglio in merito a come trarre il massimo dalla nostra azienda?

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