Esistono situazioni in cui non è possibile evitare i processi formali di vendita, ma ci sono certamente dei passaggi che occorre considerare prima che tali processi abbiano inizio.
Se una RFP arriva sulla vostra scrivania senza preavviso e senza che vi sia stato un contatto preliminare con il potenziale cliente, le vostre possibilità di successo si riducono notevolmente. Per questo motivo, in tali circostanze molte aziende decidono di non presentare un’offerta (anche se non sempre si tratta di un approccio condivisibile).

Allora quali sono i passi da compiere prima che abbia inizio il processo formale?

1. Proponete ai vostri clienti di abbandonare il contratto attualmente in essere e di firmarne uno nuovo, ad esempio nel secondo dei tre anni previsti come durata del contratto. Non attendete che il contratto del vostro cliente scada, ma suggeritegli di sottoscriverne uno nuovo, che tenga conto delle sue differenti esigenze e dei cambiamenti previsti in prospettiva nei prossimi 3 anni. Questa scelta, anche se rischiosa, permette di rinforzare la vostra posizione tra i competitor e forse anche di influenzare il processo di approvvigionamento.

2. Restate al passo con i cambiamenti nel processo di approvvigionamento relativo ai clienti esistenti. Cosa intendiamo? Ecco un esempio. Una società svolge per un cliente un ottimo lavoro nella realizzazione di un progetto. Sia la società sia il cliente ritengono quindi di effettuare il rinnovo del contatto di servizi alle medesime condizioni previste nel contratto precedente. Nel frattempo, la crisi finanziaria introduce alcuni significativi cambiamenti nella gestione delle commissioni, provocando ritardi di alcuni mesi nella realizzazione del progetto. Il risultato è che, nonostante il processo non fosse competitivo, si è verificato un grande ritardo che ha prodotto una frustrazione generale! Questo esempio dimostra quanto sia importante non dare per scontato che il cliente comprenda appieno il proprio processo di approvvigionamento! Può succedere che dobbiate informarvi sui processi di approvvigionamento all'interno del business del cliente così da poterlo guidare attraverso tutto il processo.

3. Assicuratevi di essere sul “radar” di specialisti del processo di procurement nel campo in cui operate. Perché ciò sia possibile, sarete probabilmente obbligati a mantenere contatti regolari con le persone che gestiscono le commissioni, spiegando loro perché dovreste trovarvi sulle loro liste di fornitori privilegiati. Certamente sarà opportuno porre loro la seguente domanda: "Cosa devo fare per avere maggiori opportunità di ottenere una commissione?"

Cos’altro? Siete consapevoli, ad esempio, del fatto che (ovviamente) le persone che preparano una lista di potenziali fornitori per un RFI utilizzano spesso Internet per la loro ricerca? Il vostro sito web comunica i messaggi giusti e usa le parole chiave corrette per veicolare il traffico al suo interno?

4. Non perdete tempo nello sviluppare il vostro portafoglio di contatti. Alcuni processi formali precludono o limitano il contatto con i decision maker o con i soggetti che influenzano l’assegnazione di una commissione. Se sapete che il processo formale sta per cominciare, iniziate ad arricchire la vostra rete di contatti. È poco saggio infatti cercare di conoscere i contatti solo quando il processo è già iniziato.

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