Qualche tempo fa su salesclub.it abbiamo pubblicato un articolo in cui sottolineavamo l’importanza della preparazione ad una riunione con un cliente.
Come prepararsi per un meeting con il cliente? A che cosa occorre prestare attenzione nella fase pre-meeting? Ecco per voi la to-do-list per migliorare l’efficacia dei vostri business meeting.

1. Ricerca sul cliente: Prima di un meeting controllate i dettagli sul cliente. È importante capire in quale settore opera, quale posizione occupa all’interno della sua azienda, qual è il suo background professionale. Forse la persona con cui hai un appuntamento rappresenta un’azienda con cui hai già lavorato? Dove trovare i dati necessari? Il CRM aziendale, Internet o i social network professionali come ad esempio LinkedIn sono un’ottima fonte di informazioni. Una buona conoscenza del cliente vi permetterà di stabilire più facilmente i rapporti con il vostro interlocutore.
2. Ricerca di mercato e della concorrenza: Per avere una visione completa dell’ambiente in cui opera il cliente e, di conseguenza, adattare le proprie soluzioni alle sue esigenze è necessario conoscere il mercato e la sua concorrenza. Non è richiesta un’analisi approfondita del settore, ma un’attenta analisi della realtà in cui si muove la controparte del meeting.
3. Richieste: Le informazioni raccolte nei punti 1 e 2 vi permettono di analizzare attentamente le richieste e i bisogni del vostro cliente e, di conseguenza, di trovare più facilmente le risposte alle sue domande e di proporre le soluzioni che soddisfano le sue esigenze. Analizzate attentamente ogni punto che dovete discutere durante il meeting: mettetevi nei panni del cliente e, se lo ritenete opportuno, chiedete un parere alle persone che possono essere coinvolte nella realizzazione del potenziale progetto (dipartimento legale, marketing, tecnologia etc.).
4. Obiettivi & Agenda: Stabilite chiaramente gli obiettivi che volete raggiungere e preparate un’agenda dei punti chiave che desiderate sollevare durante il meeting. Una road map di key points non solo vi permetterà di passare fluidamente da un punto all’altro dell’agenda, ma ridurrà anche il tempo necessario per discutere tutti i punti previsti per l’appuntamento. Infatti, ricordatevi, “time is money”. Di sicuro il cliente apprezzerà la vostra organizzazione e precisione che rende l’appuntamento più conciso e permettendogli di risparmiare tempo.
5. Domande & Risposte: La realizzazione dell’agenda è anche un’ottima base per riflettere su ogni punto del meeting. Cominciate con le domande sulla propria professionalità e competenze, sulle vostre aspettative e quelle del cliente, sul risultato della riunione, per focalizzarvi poi sull’analisi dettagliata delle richieste del cliente.

Ecco qualche esempio di domande da porvi:

• È chiara per me la situazione e i problemi che l’azienda deve affrontare?
• Come mi posiziono nella realtà del cliente?
• Come convincerò il cliente ad esprimersi liberamente?
• Quali sono le domande che voglio fare?
• Quali prove dovrei portare con me per sostenere le mie opinioni?
• Quali sono le maggiori preoccupazioni del cliente e come posso rispondere?
• Quale tipo di legame voglio creare con il cliente?

È un ottimo modo per sottolineare l’attenzione con cui trattate il vostro interlocutore, il vostro coinvolgimento e la vostra professionalità.

6. Materiali: Preparate un set di materiali da lasciare al vostro cliente a fine meeting. Le brochure, i video e gli altri materiali infatti, se ben preparati, riflettono l’esperienza e le competenze della vostra azienda.

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