Negli ultimi articoli ci siamo focalizzati sui diversi argomenti legati alla RFP:

Oggi abbiamo preparato per voi, una panoramica dei passaggi principali di un processo formale di procurement. Ogni volta in cui arriva una nuova RFP controllate la seguente checklist:

1. Decidete se presentare l’offerta oppure no:
• Usate i criteri di selezione dell’offerta
• Scegliete soltanto le RFP che volete assicurarvi, non sprecate tempo sulle offerte con scarse probabilità di successo

2. Nominate un team che si occuperà della gestione dell’offerta (fate attenzione alle sovrapposizioni di ruoli)
• Selezionate le persone migliori per quel ruolo e non le persone che farebbero del loro meglio
• Individuate un manager per gli aspetti pratici
• Individuate un leader responsabile del progetto
• Stabilite un punto di contatto con il cliente
• Individuate commerciali e tecnici specializzati
• Prevedete l’intervento del senior Management in caso di carenza di risorse

3. Controllate la logistica dell’offerta:
• Non Disclosure Agreement
• Timescales
• Questioni e contatto
• Aspetti pratici dell’offerta (carta o forma elettronica, numero di copie, dove e come fornirla)

4. Create un project plan che includa:
• Timeline
• Percorso critico
• Rischi
• Risorse

5. Allocate bene le risorse:
• Individuate persone che hanno del tempo a disposizione
• Create una “War room”
• Selezionate IT, amministrazione, design, supporto della produzione

6. Compilate una RFP
• Rispondete precisamente a tutte le domande, anche utilizzando la formula “N/A”
• Utilizzate la banca dati per le risposte di tipo fattuale
• utilizzate le risposte che riportano delle opinioni ma non usate il metodo copy-paste. Assicuratevi che le risposte siano rilevanti
• Seguite le regole

7. Gestite i contatti
• Seguite le regole
• Usate la regola “questions form one; answers to all” con attenzione/precauzione

8. Prezzi
• Assicuratevi di aver compreso chiaramente le condizioni di prezzo
• Assicuratevi che i prezzi siano “price to pay” prima di passare allo step successivo ma evitate di promettere più di quanto potete offrire
• Lasciatevi un margine di manovra per le fasi successive
• Inserite delle precisazioni, ove possibile
• Provate a comprendere il quadro generale della trattativa

9. Presentazione dell’offerta
• Assicuratevi che il documento presentato sia privo degli errori
• Controllare la coerenza del documento (in particolare quando diverse persone hanno contribuito alla sua creazione)
• Assicuratevi che la qualità dell’offerta non sia danneggiata dall’utilizzo di materiali di bassa qualità: carta, binding, copertine ecc.
• Assicuratevi che il formato elettronico che fornite (Word/PDF) sia quello richiesto nella RFP
• Controllate il numero di copie richiesto
• Controllate le regole di consegna, e.g. consegna dell’offerta in più luoghi, modalità di firma, ecc.

10. Preparatevi per la presentazione
• Controllate le regole, tempo ecc.
• Ricordatevi che il PITCH non consiste nel presentare quello che avete già comunicato al vostro potenziale cliente
• Scegliete il vostro team attentamente
• Preparate una lista delle possibili domande e delle relative risposte
• Associate ciascun ruolo ad un membro del team
• Non scordate di portare con voi il materiale necessario. Siate innovativi! Audio, pitch sheets, le interviste possono essere soluzioni interessanti
• Pianificate la fine della presentazione

11. Pianificate un follow-up
• Chi
• Quando
• Come

12. Pianificate le trattative
• Siate chiari sulle variabili e i c.d. “walk away points”

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