I venditori affrontano una serie di processi formali di vendita che variano da un cliente all’altro: alcuni non forniscono indicazioni specifiche sul formato delle risposte che si aspettano dalle loro richieste, altri invece prevedono un processo di procurement online molto formalizzato.
Come comprendere esattamente di che cosa ha bisogno il vostro cliente? Ecco alcuni termini che vi possono essere utili nel capire la differenza tra gli strumenti di vendita formalizzata:

Richiesta delle Informazioni (RFI)
Uno dei compiti dei responsabili del processo di procurement consiste nel dimostrare di aver condotto un’adeguata analisi di mercato. La RFI fornisce risposte alle domande su capacità, luoghi, obiettivi e competenze che riguardano il settore di interesse di un cliente. L’obiettivo di ogni azienda dovrebbe consistere nell’essere uno dei destinatari della RFI.

La RFI è utilizzata in particolare quando un'impresa:
• cerca di conquistare nuovi mercati geografici o commerciali;
• riconosce cambiamenti significativi in corso di realizzazione;
• comincia a percepire favorevolmente i fornitori esistenti e vuole testare il mercato.
Una RFI può essere inviata a un gran numero di fornitori.

La richiesta di proposta (RFP)
Una volta che il cliente ha identificato i suoi potenziali fornitori (a volte attraverso la RFI, ma spesso attraverso strumenti meno formali della ricerca di mercato) invia una richiesta di proposta, spiegando (a vari livelli di dettaglio) le sfide che deve affrontare e i risultati attesi dai potenziali fornitori. Alcuni forniranno precisi criteri di ponderazione; altri saranno più approssimativi. La maggior parte descriverà le regole del rapporto: es. come e quando rispondere, regole sulla formulazione delle domande e sulla corretta controparte da approcciare. Solitamente la RFP è utilizzata quando il cliente è alla ricerca di opzioni e idee, piuttosto che quando ha già una chiara soluzione in mente. In parte esso sarà in cerca di "consulenza gratuita" o vorrà “testare” la bontà delle proprie conclusioni.

La richiesta di Offerta (RFQ)
La RFQ tende ad essere utilizzata quando il cliente sa di quale soluzione ha bisogno, conosce le sue necessità e sta cercando un prezzo per un servizio o un prodotto specifico.

Il bando di gara (ITT)
Il bando di gara è un approccio ancora più formale, solitamente usato in caso di accordi che coinvolgono il settore pubblico, ONG, ecc. La maggior parte degli ITT non costringe l'offerente ad accettare l'offerta più bassa.

Il processo di offerta online
Il principio dell’asta online è quello di combinare una serie di formati con un processo di offerta completamente on-line. Durante il processo iniziale vi verrà chiesto di fornire informazioni on-line seguendo precise indicazioni fornite dall'organizzatore dell’asta (ad esempio, un numero X di parole), con possibilità di allegare documenti aggiuntivi. Durante il processo di offerta on-line potrete visionare le altre offerte e continuare ad abbassare il prezzo fino al momento in cui scegliete di ritirarvi. Potrebbe esservi richiesto anche di inserire le vostre offerte fino all'avvicinamento o raggiungimento di un ammontare di prezzo minimo predeterminato.

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